外貿(mào)詢盤來了，第一封回信“得講究”！

發(fā)布時間：2016.05.25

前言：

回復(fù)詢盤的第一封郵件關(guān)鍵所在：回復(fù)前，摸清客戶真實來意，分析客戶類型并針對性回復(fù)；回復(fù)時，注意各環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)；回復(fù)后，郵件、傳真、電話多方式進(jìn)行跟蹤。

回復(fù)前：區(qū)分不同客戶的詢盤目的

事實上，不是每封詢盤都有下單意向。有很多客戶沒有時間一個個去詢價，通常會漫天要報價單，然后再考慮并選擇供應(yīng)商；也有很多客戶實際上就是競爭對手，詢盤只是為了套取對方價格令自己占據(jù)優(yōu)勢；還有很多客戶詢盤是幌子，索要樣品才是他們真正的目的……

業(yè)務(wù)員接到詢盤的時候不要急于回郵件和報價，應(yīng)先認(rèn)真分析客戶的信息，從中區(qū)分出客戶是一般專業(yè)買家還是非專業(yè)買家。

1確認(rèn)客戶公司信息真實性

比如把客戶公司的名稱放到網(wǎng)絡(luò)上搜索一下，找到公司網(wǎng)站，了解對方是工廠還是貿(mào)易公司，主要的經(jīng)營范圍是哪些行業(yè)。如果沒有網(wǎng)站，也要查一下對方的蹤跡。如果是在B2B等平臺上注冊的，可以看看注冊時間，就可大致知道客戶對市場是否了解。

2判斷客戶公司是否專業(yè)

先了解客戶公司主要有哪些銷售渠道，一年估計有多大的采購量。通過客戶公司郵件問題判斷其是否專業(yè)，主要需要的是什么產(chǎn)品、材質(zhì)、風(fēng)格、制作工藝、主要用途和客戶所在市場大環(huán)境對產(chǎn)品的要求，價位的要求等是否與自己公司情況匹配。

3推測客戶公司目標(biāo)是否明確

根據(jù)客戶對產(chǎn)品的具體或單一的要求、初次的求購數(shù)量，對產(chǎn)品的質(zhì)量狀態(tài)和包裝狀態(tài)有什么特殊要求，是否含稅含運費等問題初步預(yù)測出客戶詢盤的用意及購買意向。

 

回復(fù)時：不同類型客戶回復(fù)不一樣的郵件

查清客戶資料后，對客戶類型進(jìn)行分析，再針對不同類型的客戶針對性地回復(fù)郵件。接到詢盤，如果郵件內(nèi)容很空泛，一般要查詢該客戶公司的網(wǎng)站，了解其經(jīng)營產(chǎn)品的類型，然后給一個簡單的回復(fù)，說明可以提供的產(chǎn)品有哪些，賣得最好的是哪款；要求對方告知針對的市場，提供所需產(chǎn)品的詳細(xì)信息，并提醒客戶不同規(guī)格產(chǎn)品的價格是不一樣的，沒有規(guī)格無法報價（客戶如果是經(jīng)營該產(chǎn)品的，一定會明白并給出產(chǎn)品的詳細(xì)信息）。

1詢盤里，如果客戶什么也不關(guān)心，就要求你報價。

這類客戶要小心為上，千萬不要成為一個報價機器。照例先查詢該客戶公司及產(chǎn)品信息，再詢問他具體要哪款產(chǎn)品，數(shù)量是多少再報價。還可以打電話或傳真溝通，這樣才不容易被套價。在溝通過程中要找機會看他是否專業(yè)，才能知道他是不是真正的買家，真正的買家會很耐心地 溝通，不是真正的買家最后會無聲無息。

2客戶信息全面，并表現(xiàn)出誠意的，這類客戶可能是潛在性客戶。

對于這樣的回復(fù)要有耐心，善于引導(dǎo)，依照他的要求結(jié)合當(dāng)?shù)厥袌鐾茝V情況，有針對性地介紹公司的熱銷產(chǎn)品。郵件不僅要完整回復(fù)，還需使之看起來與眾不同，這樣才能抓住客戶的眼球。另外，郵件不一定要立刻就回，選擇合適的時間更重要：比如你同時收到印度和埃及的詢盤，那就沒必要先回埃及的，因為埃及一般是傍晚上班，而印度是下午左右上班。

3如果接到的是規(guī)格很詳細(xì)的詢盤，這類客戶一看就是經(jīng)驗豐富的業(yè)內(nèi)人士，也有明確的購買意向。

觀察對方資料后，可以制作一個精美的excel表格，里面涵蓋客戶所需產(chǎn)品的詳細(xì)規(guī)格，并把其中一項參數(shù)稍稍改動（一定不要是最重要的一項），與客戶所需稍有不同，并用有顏色的字體標(biāo)示出來。再在郵件中詢問客戶，我們可以提供的產(chǎn)品與你的要求稍有不同，如果認(rèn)為可以，再進(jìn)一步提供詳細(xì)信息，但要注意的是一定不能報價。“這樣的郵件，往往很吸引人，一般得到對方的回復(fù)幾率很高。”

此外，對于那些真的很喜歡報價的客戶，建議報虛價，給彼此討價還價的余地。下面是一些技巧可供大家參考：

技巧一：產(chǎn)品圖片粘在郵件正文抓眼球

天津某外貿(mào)公司外貿(mào)員小A，公司做石材之類的隔音隔熱材料，她去年3月曾因回復(fù)了一封欠妥的郵件，失去一位原本萬無一失的澳大利亞大客戶。

“我以為自己的價格很好，但最后發(fā)現(xiàn)浙江的同行報價比我便宜一半。我真是不敢相信，后來特地去看，才知道人家用的材料規(guī)格比我低很多。失去了這個客戶，我才意識到在國際貿(mào)易中，貿(mào)易商由于缺少機會親眼看到產(chǎn)品質(zhì)量，常常憑一封郵件就判斷價格，一旦沒有妥善地回復(fù)客人的詢盤郵件，我可能立即會被客人pass，這是很吃虧的。”她說。

因此，我們回復(fù)客戶的第一封郵件，目的不是報價，而是引起對方跟你交流的興趣。介紹公司是必要的，但要簡練清楚，突出賣點，言之有物，最好不要超過三句話。郵件內(nèi)容的重點是介紹自己的產(chǎn)品特點，千萬不要盲目報價。另外，互聯(lián)網(wǎng)是眼球經(jīng)濟(jì)，所以可以把圖片直接粘貼在郵件正文中吸引人，但不要把圖片放在附件，那就沒效果了。

 

技巧二：取消網(wǎng)址的“http”避免被攔截

除了分清客戶詢盤目的，對不同類型客戶回復(fù)郵件有不同方法，在回復(fù)郵件的過程中還應(yīng)該注意一些問題：

標(biāo)題要簡明扼要，一下子抓住客人的眼球。比如說免費樣品隨時可以提供，或者說根據(jù)具體尺寸不同，價格可以略作調(diào)整等等。

正文不宜過長，應(yīng)開門見山，直中主題，簡單明了。根據(jù)客戶的要求有針對性地回復(fù)，主要是讓客戶知道我們有這個產(chǎn)品，讓他一眼掃過去，就明白。

正文中的重點內(nèi)容可以醒目加粗以吸引客戶。

最好不要添加公司鏈接，因為國外可能會屏蔽鏈接。如果附上公司的網(wǎng)址最好是取消鏈接效果，把前面的http去掉，這樣客戶既能夠看到公司的網(wǎng)站，又能避免郵件被系統(tǒng)當(dāng)成垃圾郵件遭遇攔截。

郵件中若有附件，最好采用PDF格式并控制在1M以內(nèi)，這樣客人比較容易打開。過幾天再通過電話或傳真跟蹤。

充分利用簽名檔，增加不敏感的廣告詞。簽名檔可以帶url或者email，這并不會增加被國外服務(wù)器攔截的概率。比較老練的業(yè)務(wù)員，最好可以借此形成自己的風(fēng)格。

回復(fù)詢盤的第一封郵件最好不要忙于報價，但若是熟悉的客戶，詢盤內(nèi)容仔細(xì)，便可報價。但報價要有點梯度和技巧。

杭州恩軟信息技術(shù)有限公司(浙大恩特)提供外貿(mào)管理軟件、外貿(mào)客戶管理軟件等外貿(mào)軟件,是一家專注于外貿(mào)客戶資源管理及訂單管理產(chǎn)品及服務(wù)的綜合性公司